fbpx
profesionalna-telefonicka-komunikacia-v2

Viete ako správne napísať pracovný email či vybaviť telefonát?

Viete si predstaviť svoj deň bez telefónu či internetu? Zrejme nie. Moderné komunikačné nástroje a technológie sa stali súčasťou našich životov a je len na nás, nakoľko efektívne ich v našich pracovných vzťahoch dokážeme využívať. Pozitívnou náladou počas telefonátu či promptnou odpoveďou na e-mail si tak získame spokojných zákazníkov, ktorí v nás nájdu spoľahlivého partnera.

Počúvaním k porozumeniu

Každý telefonát je príležitosťou na vyriešenie požiadaviek vašich zákazníkov. Môže trvať niekoľko minút, no nie je ojedinelý ani siahodlhý hovor. Chcete partnera na druhom konci linky pochopiť a poskytnúť mu promptné riešenie jeho požiadavky?

  • Dajte mu najavo, že sa o jeho problém zaujímate. Ak aj v danom momente riešenie nepoznáte, neskôr ho určite nájdete.
  • Nezabudnite, že vás volajúci nevidí, preto mu tónom svojho hlasu dajte pocítiť jeho dôležitosť. Reakcie volajúceho totiž môže výrazne ovplyvniť práve tón vášho hlasu. Snažte sa preto byť milí a ústretoví a negatívne emócie odložte bokom.
  • Pozorne počúvajte a počas telefonátu si robte poznámky. Pomôže vám to pri riešení požiadaviek zákazníka.
  • Opakovaním dôležitých faktov či bodov telefonátu utvrdíte volajúceho v tom, že ho pozorne počúvate.
  • Navrhnite mu riešenie a počkajte na spätnú väzbu, prípadne si dohodnite ďalší telefonát.

Včasnou a vecnou odpoveďou k vyriešeniu problémov

Keďže si pri písaní e-mailu môžete svoju odpoveď v pokoji premyslieť, táto forma komunikácie je v porovnaní s telefonátom ústretovejšia. Nedávajte si však načas, pretože váš zákazník čaká. Čím skôr dostane odpoveď, tým jednoduchšia bude vaša spoločná komunikácia.

  • Nezabudnite ani na úctivé oslovenie. V prípade, ak správa prichádza od nespokojného zákazníka, vyjadrite ľútosť zo vzniknutých nepríjemností.
  • Krátko a výstižne sa vyjadrite k doručenej správe. Navrhnite partnerovi vecné riešenie a vyžiadajte si spätnú väzbu.
  • Dodržiavajte formálnu stránku e-mailov a ich správnu úpravu.
  • Nezaťažujte klienta svojimi pocitmi.
  • Každý e-mail je dôležitý a zaslúži si vašu odpoveď.

Comments:0

Pridaj komentár